Vending machines podem vender produtos em locais diferentes do estabelecimento principal, mas o modelo autônomo não elimina as obrigações fiscais. Em São Paulo, o procedimento de ICMS depende principalmente de uma pergunta: as mercadorias estão sujeitas à substituição tributária (ICMS-ST) ou não?
Este guia organiza os procedimentos das Portarias CAT 38/2002 e 92/2020, esclarece limites importantes e ajuda a separar vending machine de minimercado autônomo. A aplicação prática deve ser conferida por produto, operação e local de instalação.
O que caracteriza uma vending machine?
É uma máquina automática que disponibiliza mercadorias ao consumidor sem atendimento presencial na conclusão de cada venda. Pode operar em empresas, escolas, academias, condomínios e outros pontos. O nome comercial não define sozinho o tratamento fiscal: o funcionamento real, o tipo de mercadoria, a forma de venda e a organização do ponto importam.
Em São Paulo, a SEFAZ trata separadamente as vendas de mercadorias sujeitas à substituição tributária e as que não estão nesse regime. A Portaria CAT 38/2002 trata da primeira situação; a Portaria CAT 92/2020, da segunda. Consulte a Portaria CAT 38/2002 e a Portaria CAT 92/2020.
CAT 38/2002 x CAT 92/2020: descubra qual regra analisar
| Situação da mercadoria | Norma paulista | Ponto de atenção |
|---|---|---|
| Sujeita à substituição tributária | Portaria CAT 38/2002, com alterações | Procedimentos próprios para remessa, abastecimento, retorno e venda; o tratamento depende de o contribuinte ser substituto ou substituído. |
| Não sujeita à substituição tributária | Portaria CAT 92/2020 | Prevê dispensa de inscrição do local da máquina nas condições da portaria e estabelece documentos e controles específicos. |
Classifique cada item com NCM, descrição, legislação estadual vigente e situação tributária. Não decida apenas pela categoria comercial do produto: alimentos e bebidas distintos podem ter enquadramentos diferentes, e as regras de ICMS-ST podem mudar.
Mercadorias não sujeitas à ST: fluxo da Portaria CAT 92/2020
A CAT 92/2020 disciplina a venda por vending machines de mercadorias não sujeitas ao regime de substituição tributária. Em linhas gerais, o procedimento previsto inclui:
- Local da máquina: a portaria dispensa a inscrição estadual do local onde a máquina é instalada, mas exige registrar no RUDFTO a adoção do procedimento e manter atualizada a relação de máquinas, seus números de identificação e endereços.
- Remessa para abastecimento: emitir NF-e para acompanhar o transporte, com destaque do imposto se devido, indicando os dados do próprio emitente como destinatário, a natureza “Remessa para Abastecimento de Máquinas Automáticas” e as informações complementares previstas na norma.
- Abastecimento: emitir uma Nota de Abastecimento por máquina, com identificação do equipamento, mercadorias e quantidades, datas, veículo e chave da NF-e de remessa, entre outros elementos exigidos.
- Retorno ao estabelecimento: emitir NF-e de entrada para a totalidade remetida e NF-e de venda relativa às mercadorias abastecidas, com os dados e referências previstos nos artigos 5º e seguintes.
- Controle de estoque: emitir quinzenalmente relatório por máquina com estoque anterior, abastecimento, vendas e estoque final, mantendo os registros à disposição do fisco.
- Informação ao consumidor: manter em local visível na máquina um meio de contato para que o consumidor possa solicitar o documento fiscal da venda.
Os detalhes dos campos e da escrituração constam da própria portaria. Não copie CFOPs ou parametrizações de outro negócio sem validar a operação, o tratamento do imposto e a versão vigente da norma. A íntegra está no portal da Secretaria da Fazenda de São Paulo.
Mercadorias sujeitas à ST: fluxo da Portaria CAT 38/2002
Para mercadorias sujeitas à substituição tributária, a norma de referência é a CAT 38/2002, alterada, entre outras, pela CAT 93/2020. Os documentos e lançamentos variam conforme a posição do contribuinte na cadeia, inclusive se é substituto ou substituído. A portaria prevê, entre outros pontos, NF-e para acompanhar o transporte, Nota de Abastecimento, nota fiscal de venda e controles de estoque.
A CAT 38/2002 também prevê a dispensa de entrega de documento fiscal no instante da venda ao consumidor final por meio da máquina, desde que exista, em local visível, meio de contato para solicitar o documento fiscal. Não confunda essa dispensa de entrega imediata com dispensa de emissão e escrituração dos documentos exigidos para remessa, abastecimento, retorno e venda. Veja as alterações da Portaria CAT 93/2020.
Como o resultado tributário depende da posição do contribuinte e da classificação de cada mercadoria, evite divulgar ou adotar um CFOP único para todas as etapas. A equipe fiscal deve conferir as operações e os registros no sistema antes de iniciar o abastecimento.
Limites importantes: vending machine não é sinônimo de minimercado
A dispensa e o procedimento especial não devem ser estendidos automaticamente a lojas autônomas ou minimercados. A SEFAZ-SP esclareceu na Resposta à Consulta 25.452/2022 que as Portarias CAT 38/2002 e 92/2020 se referem a vending machines e não se aplicam ao modelo de minimercado em condomínio analisado; naquele caso, foram indicadas regras gerais e inscrição estadual para cada minimercado. Leia a RC 25.452/2022.
Se a máquina estiver instalada no próprio estabelecimento do vendedor, a SEFAZ-SP também admite a emissão de documento fiscal a cada venda segundo as regras comuns, sem impedir o uso, com adaptações, dos procedimentos das portarias. O enquadramento precisa considerar como a operação funciona de fato. Consulte a RC 25.808/2022.
Por fim, a Resposta à Consulta 23.871/2021 esclareceu que não é necessário formalizar a opção por esses procedimentos junto ao Posto Fiscal. Isso não afasta a obrigação de cumprir os registros, documentos e controles previstos nas portarias. Consulte a RC 23.871/2021.
Checklist fiscal antes de colocar uma máquina em operação
- Mapeie o fluxo real de venda, abastecimento e retorno de mercadorias.
- Classifique os produtos individualmente e confirme quais estão sujeitos a ICMS-ST.
- Defina qual portaria analisar para cada grupo de mercadorias.
- Cadastre a atividade corretamente e confirme o tratamento dos locais de instalação.
- Configure NF-e, natureza de operação, destaque do imposto e referências conforme a norma aplicável.
- Estruture as Notas de Abastecimento e identifique cada equipamento e endereço.
- Mantenha relatório quinzenal de estoque por máquina e concilie vendas, reposições e saldos.
- Coloque meio de contato visível para solicitação de documento fiscal pelo consumidor.
- Revise contratos com os locais parceiros, responsabilidades pelo estoque e acesso aos registros.
- Reavalie o procedimento quando houver novo produto, nova UF, mudança de regime ou alteração legal.
Perguntas frequentes sobre ICMS e vending machines
Qual é a regra de ICMS para vending machines em São Paulo?
O tratamento depende de a mercadoria estar ou não sujeita à substituição tributária. A Portaria CAT 38/2002 disciplina mercadorias sujeitas a ICMS-ST; a Portaria CAT 92/2020 trata das não sujeitas à ST. Cada regime prevê procedimentos de remessa, abastecimento, venda, retorno e controle.
Preciso abrir uma inscrição estadual para cada máquina?
As Portarias CAT 38/2002 e CAT 92/2020 preveem procedimentos próprios para os locais onde as máquinas são instaladas. Para mercadorias não sujeitas à ST, a CAT 92/2020 dispensa a inscrição do local da máquina nas condições da portaria e exige registro das máquinas e endereços no RUDFTO. Analise a atividade e a operação concreta antes de aplicar a dispensa.
É necessário pedir autorização ao Posto Fiscal para aderir ao procedimento?
A SEFAZ-SP, na Resposta à Consulta 23.871/2021, esclareceu que não é necessário formalizar a opção pelos procedimentos das Portarias CAT 38/2002 e 92/2020 junto ao Posto Fiscal. Ainda assim, todos os registros e obrigações previstos nas portarias devem ser cumpridos.
Uma vending machine pode ficar sem entregar documento fiscal na venda?
As Portarias CAT 38/2002 e 92/2020 dispensam a entrega no momento da venda ao consumidor final, desde que haja, em local visível na máquina, meio de contato para o consumidor solicitar o documento fiscal da operação.
As regras de vending machine valem para minimercado autônomo?
Não necessariamente. A SEFAZ-SP esclareceu que as Portarias CAT 38/2002 e 92/2020 tratam de vending machines e não se aplicam automaticamente a minimercados instalados em condomínios; o modelo de minimercado pode exigir as regras gerais e inscrição estadual do estabelecimento.
E se a máquina estiver dentro do próprio estabelecimento?
A Resposta à Consulta 25.808/2022 admite, nessa situação, a emissão de documento fiscal a cada venda pelas regras comuns, e também permite avaliar os procedimentos das Portarias CAT 38/2002 e 92/2020 com as adaptações necessárias.
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Revise com nossa equipe a classificação das mercadorias, as obrigações de ICMS-ST e o fluxo de notas fiscais e abastecimento antes de escalar a operação.
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Conteúdo informativo. O enquadramento e a obrigação fiscal dependem dos produtos, documentos, operação e normas vigentes. Consulte profissional contábil antes de implantar ou alterar procedimentos fiscais.
