É PRECISO FICAR ATENTO, POIS O TEMPO PARA GUARDAR DOCUMENTOS PODE VARIAR DE 5 ANOS A INDETERMINADO, DEPENDENDO DO TIPO DE DOCUMENTO.

As empresas do ramo alimentício, sejam elas bares, restaurantes, mercados, ou padarias lidam diariamente com número e variedade grande de documentos referentes ao Recursos Humanos (RH). Desde os contratos de admissão, documentos trabalhistas e previdenciários, até guias de recolhimento, por exemplo.  E exatamente pensando em um armazenamento 

otimizado de documentos que é preciso optar por uma gestão organizada.

Antigamente a papelada reinava no ambiente corporativo, porém, atualmente, grande parte da burocracia do RH pode ser armazenada de forma eletrônica. Por outro lado, mesmo com a tecnologia a favor do empreendedor, muitas empresas ainda dispõem de arquivo físico.

Nesse texto você vai descobrir, dentre outras coisas, sobre:

• Quais a importância e motivos para guardar documentos;
• Quais são os prazos obrigatórios de armazenamento de documentos;
• Saiba sobre as novas tecnologias de armazenamento.

Independente da forma como o arquivo seja realizado, é primordial que as empresas cumpram com os prazos para guardar documentos, uma vez que eles devem ser respeitados para não acarretar problemas ao empreendimento.

A importância de guardar documentos

É preciso saber o tempo correto para guardar documentos empresariais, visto que em algum momento possa ser necessário comprovar alguma informação, junto aos órgãos responsável, como a Receita Federal e Ministério do Trabalho, por exemplo!

Desta forma, listamos alguns motivos importantes para armazenar documentos referentes aos RH do seu empreendimento alimentício:

Evitar problemas trabalhistas

Todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.

Porém, quando ocorre uma acusação em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse tempo. Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.

Evitar problemas fiscais

Da mesma forma, a empresa pode ser alvo de fiscalização. Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando possíveis multas pelo não armazenamento ou perda dos arquivos.

Maior segurança

A guarda correta dos documentos permite que a empresa tenha mais segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos.

Outro ponto importante é que essa organização mais apurada otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar por todos os arquivos.

Sobre os prazos de armazenamento

Primeiramente é importante ressaltar que os principais documentos de uma empresa do ramo alimentício, que devem ter armazenamento correto, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.

Fundamental lembrar que dependendo da situação, recomenda-se armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. Já o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o recomendável é guardar por 30 anos.

Porém, é preciso lembrar que existem situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o livro de funcionários e o contrato de trabalho, por razão da concessão de benefícios previdenciários.

Há porém, um ponto importante: esse tipo de documento não é mais necessário para empresas que são obrigadas a enviar dados ao eSocial.

Para auxiliar, fizemos uma listinha de alguns prazos dos documentos e seus relativos prazos de guarda:

• Documentos tributários: 5 anos;

• Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;

• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;

• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): 20 anos;

• FGTS: 30 anos;

• GFIP: 30 anos;

• Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;

• Contrato de Trabalho: Indeterminado.

Sobre as novas tecnologias

Hoje em dia, as empresas podem armazenar e encontrar documentos mais facilmente, por meio da nuvem. O armazenamento de documentos por meio eletrônico, ótico ou equivalente apresenta o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

É primordial, porém, assegurar a guarda de arquivos digitais no decorrer de certo período, mantendo uma cópia de segurança para qualquer imprevisto que possa ocorrer.

Resumindo, nesse texto você leu sobre:

Neste artigo você pôde saber sobre a importância de guardar documentos empresariais referentes ao RH, de empresas do ramo alimentício, para evitar problemas futuros. Entendeu que o prazo é variável conforme o documento, podendo ser de 5 anos a indeterminado.